"Кировский завод" отказывается от бумаги
В России наконец утверждены форматы электронных счетов-фактур. Однако многие компании задумались о переводе своей документации в электронный вид задолго до этого момента. "Кировский завод" начал переходить на электронные документы одним из первых.
Согласование первичной документации на дочерних предприятиях было реализовано с помощью модуля "1С: Документооборот", разработанного специалистами "СКБ Контур" на основе коробочного интеграционного решения системы "Диадок" для продуктов "1С".
Помимо инструментов согласования, был задействован и функционал Архива с обеспеченным веб-доступом, позволивший организовать единое хранилище электронных документов для дочерних предприятий "Кировского завода". Архив также решал проблему отслеживания движения документов по отделам согласования в дочерних предприятиях: бухгалтерия головного предприятия получила возможность контролировать перемещение и состояние электронных документов дочерних предприятий.
Результаты
В настоящий момент в холдинге запущены в тестовую эксплуатацию все компоненты систем, обеспечивающих электронный документооборот между предприятиями холдинга с необходимым функционалом внутреннего согласования. Обмен юридически значимыми документами ведется посредством системы электронного документооборота "Диадок". За прием внешних документов на каждом предприятии отвечает специально выделенный человек. Вход в "Диадок" осуществляется посредством сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП). После загрузки внешних документов они попадают в электронный архив системы внутреннего документооборота ("1С: Документооборот" или SAP R3), к которому имеют доступ все заинтересованные сотрудники предприятий.
Обмен юридически значимыми документами в холдинге ведется посредством системы электронного документооборота "Диадок".
Электронный архив позволяет систематизировать документы, объединять их в пакеты и отправлять на согласование уполномоченным лицам. После всех согласований пакет документов попадает в бухгалтерию, где проходит окончательную обработку.
В результате были решены все изначально поставленные задачи: повышена эффективность и скорость обработки документов, а также создана автоматизированная система, обеспечивающая электронное документирование хозяйственных операций группы компаний "Кировский завод".
В марте 2012 года началась полноценная опытная эксплуатация систем: происходит обмен документацией по всем 10 хозяйственным операциям. В ближайшее время ожидается подписание акта о введении системы "Диадок" в эксплуатацию.
"Сейчас мы параллельно ведем бумажный и электронный документообороты: в период тестовых проверок систем на всевозможные ошибки, который будет длиться в течение трех месяцев, мы дублируем все электронные документы на бумаге. Также мы с нетерпением ждем настройки недавно утвержденных форматов электронных счетов-фактур в "Диадоке", чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами", — отметил Сергей Кулабухов.
Любые вопросы по использованию электронных документов и счетов-фактур можно задать по бесплатному круглосуточному номеру: 8-800-333-1-007 или уточнить на сайте системы "Диадок".
Максим Самойленко / CNews
На правах рекламы
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2968
