CNews Cloud: Облачные сервисы
Статья

"Кировский завод" отказывается от бумаги

Документооборот Облака

В России наконец утверждены форматы электронных счетов-фактур. Однако многие компании задумались о переводе своей документации в электронный вид задолго до этого момента. "Кировский завод" начал переходить на электронные документы одним из первых.

У компании "Кировский завод", как у руководящего предприятия промышленного холдинга, основной объем поставок — внутренний. Все поставки сопровождаются комплектами документов, поэтому большая часть документооборота сосредоточена внутри холдинга — это около 30 тыс. документов в год более чем по 10 видам различных хозяйственных операций. Все первичные документы, курсирующие между дочерними предприятиями, проходят сложную систему согласования: изначально они попадают к кураторам договоров, проходят несколько визирований по различным отделам и только после этого доставляются в бухгалтерию. Все бухгалтерские документы обрабатываются в бумажном виде.

В бухгалтерии организовано четкое разделение потоков внутренних и внешних документов. На самом "Кировском заводе" учет бухгалтерских документов ведется в системе SAP R3, а на дочерних предприятиях – в системах "1С: Предприятие".


Весной 2011 года "Кировский завод" решил одним из первых в Северо-Западном регионе провести проект по переходу на электронный документооборот бухгалтерских первичных документов.

При такой схеме работы остро стояла необходимость своевременной доставки правильно оформленных документов в бухгалтерию (особенно во время закрытия отчетных периодов), что не всегда представлялось возможным в связи с длительным маршрутом согласований. Дополнительную путаницу создавало то, что система внутреннего документооборота на предприятиях не была интегрирована с бухгалтерскими системами (1С и SAP R3), поэтому движение документа по согласующим отделам оказывалось скрытым от бухгалтерии.

ЭДО - необходимость

Весной 2011 года "Кировский завод" решил одним из первых в Северо-Западном регионе провести проект по переходу на электронный документооборот бухгалтерских первичных документов.

"Электронные документы — это объективное и уже недалекое будущее. Мы, как крупнейший российский промышленный холдинг, нацеленный на постоянное совершенствование производства и повышение качества работы, не могли игнорировать эту тенденцию оптимизации бизнеса, — рассказывает Марина Пашкова, заместитель главного бухгалтера "Кировского завода". — Мы поняли, что все равно рано или поздно придем к электронному документообороту, и для того чтобы быть готовыми к активному внедрению электронных документов в России, решили начать с собственного документооборота внутри холдинга".

О заказчике

"Кировский завод" — крупнейший на Северо-Западе России многопрофильный промышленный холдинг с более чем 200-летней историей. Холдинг специализируется на производстве тракторов сельскохозяйственного и промышленного назначения, спецтехники, энергетических машин, различных изделий металло- и мехобработки, металлопрокате, а также на предоставлении различных услуг производственного и непроизводственного характера, в том числе по сдаче в аренду объектов недвижимости, не используемой под производство.

На предприятии работает более 6500 сотрудников, а экспорт готовой продукции поставляется в более чем 20 стран мира. В число постоянных покупателей продукции завода входят ведущие российские и зарубежные компании: "АвтоВАЗ", "Сургутнефтегаз", "Росагролизинг", Министерство обороны РФ, "Газпром" и другие.

Холдингу требовалось универсальное решение, обеспечивающее формирование комплекта исходящей электронной документации по хозяйственным операциям, включая внутреннее согласование; передачу электронной документации между участниками хозяйственной операции в формате и в соответствии с регламентами, обеспечивающими юридическую значимость электронного документооборота; получение входящих электронных документов; ответное подписание электронного документа либо мотивированный отказ от подписания, а также обработку входящих электронных документов, включая регистрацию в журналах, формирование комплектов, согласование, встречное подписание электронных документов.

"По результатам тендера мы остановили свой выбор на системе "Диадок" компании "СКБ Контур"", – рассказывает Сергей Кулабухов, директор ИТ-отдела "Кировского завода".

С чего начать?

Внедрение электронного документооборота решили начать непосредственно с "Кировского завода" и трех дочерних предприятий, ключевые сотрудники бухгалтерии и ИТ-отдела которых были включены в рабочую группу. Были выбраны "Энергосбытовая компания Кировского завода", "Кировтелеком" и поликлиника Кировского завода.

Со стороны компании "СКБ Контур" было проведено исследование бизнес-процессов и проектирование процессов безбумажного взаимодействия. В ходе встреч с участниками рабочей группы был составлен список типов документов, которые планировались передаваться в электронном виде. В него были включены счет-фактура, счет, детализация счета, акт оказания услуг (акт выполненных работ, приемки-передачи основных средств, взаиморасчетов), договоры различных типов (оказания услуг, выполнения работа, поставки и т.д.) и накладная ТОРГ-12.

Основные требования к системе и оператору электронного документооборота (ЭДО)

  1. Внедрение решения "под ключ"
  2. Аналитика и переработка всех внутренних бизнес-процессов под ЭДО, включая work-flow
  3. Интеграция с системами учета SAP R3 и "1С: Предприятие"
  4. Значительный опыт на рынке предоставления ИТ-услуг
  5. Обеспечение бесперебойной технической и информационной поддержки.

Для интеграции "Диадока" с системами внутреннего согласования было решено, исключив использование уже действующей СЭД, организовать работу по созданию и согласованию вышеперечисленных электронных документов в учетных системах "1С: Документооборот" в дочерних предприятиях и SAP R3 на "Кировском заводе", расширив их функционал за счет дополнительных модулей и компонентов. Также требовалось интегрировать систему электронного документооборота "Диадок" с "1С: Документооборот" и SAP R3.