Как встроить ЭДО в бизнес-процессы компании?
Электронный обмен юридически значимыми документами затрагивает все подразделения компании. Задача – провести интеграцию системы электронного документооборота с внутренними системами предприятия так, чтобы ЭДО не стал «пятым колесом» в отлаженном механизме бизнес-процессов.
В некоторых случаях коробочное решение может выступать базой, на основе которой осуществляется доработка системы под конкретного клиента. В качестве примера можно привести проект внедрения электронного документооборота на "Кировском заводе". При интеграции "Диадока" с внутренними системами согласование первичной документации на дочерних предприятиях было реализовано с помощью модуля "1С:Документооборот", разработанного "СКБ Контур" на основе модуля "Диадок" для "1С".
Интеграция с SAP. Разработку интеграционных решений с внутренними системами документооборота во многих случаях стоит доверить разработчикам этих систем. Так, на головном предприятии "Кировского завода" интеграция "Диадока" проводилась с системой учета SAP R3 силами партнеров SAP. После этого пилотного проекта у "СКБ Контура" появилось несколько готовых интеграционных решений, поставляемых партнерами SAP.
Интеграция плюс...
Для обеспечения дополнительного функционала интеграция системы электронного документооборота с внутренними системами может быть проведена через специально разработанные приложения. Так, например, интеграция "Диадока" с системой SAP в торговой сети BILLA была настроена с помощью созданного "СКБ Контур" приложения, которое, помимо обеспечения выгрузки сформированных счетов-фактур из SAP и перевода их в нужный XML-формат, организовывало массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам.Интеграция через AS2-шлюз (c EDI-провайдерами)
EDI-провайдеры появились в России за несколько лет до первых систем электронного юридически значимого документооборота. В ритейле из-за широкого ассортимента и специфики поставок приходится дополнительно регулировать товародвижение через передачу EDI-сообщений. Поэтому формировать электронные первичные документы, сопровождающие поставку товара, можно непосредственно на основе передаваемых EDI-сообщений. "СКБ Контур" впервые реализовал эту технологию в пилотном проекте с компанией "Нестле Россия", в котором в качестве контрагента выступила компания METRO Cash & Carry. В ходе проекта было установлено защищенное AS2-соединение между серверами "Нестле Россия" и "СКБ Контур". На основе EDI-сообщений INVOIC (в формате EANCOM) "СКБ Контур" формировал электронные счета-фактуры, автоматически подписывал их электронной цифровой подписью и доставлял в розничную сеть METRO Cash & Carry.
К сегодняшнему дню AS2-шлюз развился в собственное EDI-решение компании – "Контур-EDI", с которым также может происходить интеграция любых EDI-провайдеров. Технически, схема взаимодействия системы электронного документооборота "Диадок" и "Контур-EDI" выглядит следующим образом.
Шаг первый: компания-продавец отправляет EDI-сообщение INVOIC (по FTP, HTTP или Web) в "Контур-EDI".
Шаг второй: Контур-EDI создает XML-файл электронного счета-фактуры, соответствующий INVOIC, в "черновиках" системы "Диадок".
Шаг третий: уполномоченное лицо компании-продавца подписывает электронный счет-фактуру в "Диадоке".
Шаг четвертый: "Контур-EDI" отправляет EDI-сообщение INVOIC компании-покупателю.
По такой схеме сейчас работает продуктовый поставщик "Крафт Фудс Рус": он передает через "Контур-EDI" EDI-сообщения INVOIC в MЕTRO Cash & Carry и подписывает созданные на их основе электронные счета-фактуры в "Диадоке".
"Мы запустили этот проект в 2011 году в преддверии легализации электронных счетов-фактур – хотели заранее отработать технические и организационные нюансы, чтобы быть готовыми во всеоружии на тот момент, когда электронные счета-фактуры будут признаны юридически действительными", – комментирует Светлана Егорова, координатор проектов отдела по работе с клиентами "Крафт Фудс Рус".
Интеграция через API
Компаниям с развитыми IT-отделами или индивидуальными требованиями к программному обеспечению имеет смысл задуматься о прямой интеграции с системами ЭДО – через программный интерфейс (API). Через API "Диадока", например, Уральский филиал "МегаФона" своими силами интегрировал с ЭДО специфичную для операторов связи биллинговую систему "Петер-Сервис".
Увеличить
Архитектура прямой интеграции с ЭДО
По словам Андрея Железнова, менеджера внедрения проекта "Диадок" "СКБ Контур", "программный интерфейс "Диадока" позволяет очень просто интегрировать полный функционал электронного документооборота в любую учетную систему (1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV и др.)".
Выбор решения
Таким образом, внедрить электронный документооборот можно практически в любую компанию вне зависимости от отрасли ее бизнеса одним из перечисленных выше способов. При выборе решения следует руководствоваться прежде всего удобством конечных пользователей системы – сотрудников компании, которые будут работать с электронными документами. Переход на электронный документооборот – экономически выгодное и правильное решение, но чтобы не усложнить сотрудникам выполнение их обязанностей, работу в системе ЭДО нужно организовать максимально удобным и логичным образом.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a3099
