CNews Cloud: Облачные сервисы

«Радеж» внедрила систему электронного документооборота Docsvision

Интеграция Внедрения Документооборот Облачные технологии
мобильная версия
, Текст: Дмитрий Степанов

«Радеж», одна из крупнейших торговых сетей на юге России, объединяющая более 150 магазинов и производств, перешла на электронный документооборот на базе платформы Docsvision. Это позволило упростить и в разы ускорить обработку и согласование внутренней документации, а с помощью специально разработанного приложения-чата повысилась производительность сотрудников в работе с заданиями и совместными документами в СЭД.

География сети выходит за пределы Волгограда и области, охватывая соседние регионы. Стратегия активного развития сети, интенсивный обмен документами между магазинами и контрагентами привели к необходимости повысить эффективность этого процесса – и в 2017 г. был дан старт проекту перехода компании на электронный документооборот. При выборе системы учитывались такие факторы, как гибкость модификации, удобный интерфейс, успешный опыт внедрения СЭД в других компаниях Волгограда, итоговый бюджет проекта и прогнозируемые затраты на дальнейшую поддержку системы.

После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер», сертифицированный партнер по внедрению Docsvision в ЮФО. Со стороны компании «Радеж» проект курировали начальник отдела корпоративной политики и администратор СЭД. Проект развивался поэтапно: после тщательной разработки и согласования детального технического задания осенью 2017 г. началось внедрение Docsvision 5.4. Ввод системы в эксплуатацию проходил в 5 этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации. Полностью настроена система была за 4 месяца, обеспечен доступ для более чем 200 сотрудников головного офиса компании.

В электронный вид переведена обработка входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, служебных записок, договоров. Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования. Одной из наиболее трудозатратных задач проекта было четкое разделение документов на категории (более 150 категорий) и установка соответствия согласующих лиц, рассматривающих, исполнителей, контролеров, авторов, с последующей технической реализацией всего этого в СЭД. Сейчас в зависимости от выбранной категории документа автоматически заполняются участники согласования, исполнители и рассматривающие лица и привязывается шаблон документа. Сроки от создания до полного завершения согласования документов сократились, повысилась прозрачность исполнения. За несколько месяцев было создано более 12 тыс. документов, 30 тыс. заданий, проведено 6 тыс. согласований. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.

В итоге: сократились потери документов, стал более прозрачным контроль их движения, контроль соответствия стандартам, появилась единая база, сохраняется история согласования. Кроме того, одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу. 

Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счет ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников. 

Отдельное внимание было уделено работе с заданиями, которые ставятся в СЭД. Благодаря специально настроенному процессу почтовой рассылки, сотрудники более 100 магазинов и производств, даже если у них не установлена Docsvision на рабочем месте, получают задания из СЭД в почту. А учитывая необходимость совместного обсуждения проектов документов, специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД. 

В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция ее с учетными системами и программами, которые функционируют разрозненно на данный момент (1С, Мicrosoft Axapta).