Российское представительство BP внедрило облачную систему электронного документооборота DirectumRX

Российское представительство BP, одной из крупнейших нефтегазовых компаний мира, перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX.

Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.

Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно. В пользу DirectumRX также сыграли удобный интерфейс и невысокая стоимость аренды сервисов – облачная СЭД не требовала высоких стартовых затрат.

Все задачи, которые руководство компании поставило перед командой проекта, были решены: организация архива электронных документов; миграция исторических данных; автоматизация процессов согласования договоров и счетов; отображение факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют; интеграция с учетной системой Sun.

Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач было сделано несколько доработок.

Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс, как предшествующий первым двум, – согласование заявок на закупку. Для этого функиональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. Для этого были созданы новый тип документа «Заявка на закупку» (Sourcing Request) и новый тип задачи.

В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке. Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и статусе их исполнения.

В DirectumRX теперь можно работать с лимитами по закупкам – появилась вкладка «Контроль затрат» (Spend control). Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и доп. соглашения, на какую оплачены счета.

Компания работает с четырьмя валютами: RUB, USD, EUR, GBP, поэтому в DirectumRX реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ. Для анализа данных требовался общий знаменатель – им был выбран доллар США. Таким образом, суммы по заявкам, контрактным документам и входящим счетам получили общий эквивалент в виде американской валюты.

Руководители компании работают в Outlook. Для этого была организована работа с СЭД через почту – согласующий получает входящее письмо в Outlook из системы DirectumRX с просьбой рассмотреть документ, ответом он фиксирует свое решение, добавляет комментарии и отправляет сообщение обратно в DirectumRX. Так, согласующие могут участвовать в процессе не заходя в систему и не меняя привычный для себя интерфейс. При таком согласовании лицензии DirectumRX не требуются, соответственно компания экономит на лицензиях.

Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.

Сегодня к DirectumRX подключено 75 пользователей. Благодаря облачной архитектуре компании удалось снизить затраты на покупку отдельного сервера и начать работу в системе, в том числе с удаленным офисом. Руководитель отдела закупок полностью контролирует и имеет возможность отслеживать весь процесс. В планах компании – автоматизация финансового архива и кадровых процессов.

Несмотря на определенные ограничения системы, в целом DirectumRX оправдал ожидания компании и успешно выполняет возложенные на него задачи. Результатом внедрения проекта стала оптимизация работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.