Цифровизация в облаках: как ускорить автоматизацию закупок с помощью отечественного ПО

Закупки в условиях импортозамещения

В ситуации, когда многие крупные зарубежные ИТ-вендоры вместе с поставщиками сырья и комплектующих покинули Россию, а отлаженные логистические цепочки были утеряны, отечественный бизнес столкнулся с трудностями обеспечения бесперебойного производства. Они добавились к существовавшим ранее барьерам цифровизации процессов закупок. По степени автоматизации на сегодняшний день преобладают рутинные операции — электронный документооборот (ЭДО) и складская логистика. К зонам роста эксперты относят направления, связанные с прайс-листами, выбором поставщика и контрактацией.

В то же время потребность в управлении издержками, повышении операционной эффективности и конкурентоспособности усилилась. Более того, вслед за мировой тенденцией, роль закупок постепенно начинает восприниматься бизнесом как центр создания дополнительной ценности.

Пока что сложно говорить о существовании в России какого-то одного ключевого комплексного решения для автоматизации закупок с экосистемой продуктов для бизнеса и множеством модулей от одного вендора. Однако можно смело упоминать о стремительном развитии облачных платформ, направленных на решение таких задач и способных составить достойную альтернативу иностранным аналогам.

По данным экспертов рынка, на сегодняшний день четверть отечественных компаний используют облачные сервисы и big data для автоматизации закупок. При этом, по данным разных опросов, более 60-70% представителей промышленного сектора продолжают активно инвестировать в автоматизацию и трансформацию функции снабжения/закупок на уровне предыдущих нескольких лет, и сохраняют это в планах на ближайшие два-три года. Компании заинтересованы в технологическом развитии закупочной функции в будущем и внедрении цифровых сервисов. Среди других целей — возможность масштабирования ИТ-решений под рост бизнеса.

Эксперты предполагают, что в ближайшие несколько лет отечественные поставщики ПО обеспечат ключевые потребности компаний и предприятий в автоматизации закупочной деятельности. К одним из наиболее успешных примеров таких разработок можно отнести Istock.link — российский облачный сервис для простой и прозрачной работы с закупками промышленных компаний. С его помощью многие компании уже перезапустили закупочный процесс в условиях импортозамещения и автоматизировали процесс от потребности до оплаты.

«Наша основная цель — продукт, который приносит пользу. А востребованность отечественных SRM-систем сегодня служит вдохновляющим стимулом для их совершенствования в соответствии с запросами рынка. Среди направлений развития нашей SRM-платформы — импорт контрагентов, оценка поставщиков по результатам закупки, автоматическое занесение коммерческих предложений, полученных через электронную почту», — отмечает эксперт Istock.Link.

По мнению участников рынка, в приоритете для российского бизнеса сегодня — организация быстрой коммуникации с контрагентами, от которой напрямую зависит бизнес-эффективность. Цепочка коммуникаций проходит через телефоны, почту, личные мессенджеры, т.е. является разрозненной, что затрудняет прямой выход на авторов заявки. Поэтому продукты, способные решить такую задачу, крайне востребованы.

Привести в единую согласованную среду данные по всем закупаемым позициям в разных системах и подразделениях компании — сложная задача. Даже среднему бизнесу трудно обеспечить консолидированный учет, прозрачность движения и управление остатками в ходе производственного цикла. Сложнее дело обстоит с крупными холдингами с многоуровневой организационной структурой и сетью филиалов/дочерних обществ, зачастую расположенных в труднодоступных регионах, что означает большую номенклатуру закупок.

Помимо необходимости упрощения закупочных процедур, существует потребность в снижении затрат предприятий, а также переходе поставщиков в цифровое пространство для увеличения прозрачности закупочных процессов.

Среди преимуществ Istock.link, по сравнению с другими SaaS-решениями из этой области: облачная версия с полной защитой данных, интеграция с внешними системами по открытому API, доступность для заказчика любого масштаба, что особенно важно для среднего и малого бизнеса. Сервисом, обладающим простым и понятным интерфейсом, можно сразу начать пользоваться, пройдя регистрацию, без необходимости обучения сотрудников.

Продукт обеспечивает возможность получать большое количество откликов поставщиков с крупных агрегаторов, проверять надежность контрагента за один клик, отбирать лучшие предложения, общаться через встроенный корпоративный мессенджер с коллегами и контрагентами — обеспечивается быстрая и эффективная коммуникация внутри процесса закупок.

Сложность закупок: основные барьеры

На сокращение времени проведения процедуры закупки, повышение оперативности и снижение организационных издержек направлено основное внимание в автоматизации этой деятельности — как коммерческих компаний, так и для субъектов 44-ФЗ и 223-ФЗ — тех, кто осуществляет государственные закупки и сталкивается с большим объемом однотипных рутинных действий.

Что же замедляет закупочную деятельность и препятствует операционной эффективности? К актуальным проблемам процесса закупочной деятельности участники рынка относят трудоемкий поиск поставщиков и неудобное сравнение коммерческих предложений.

Для поиска контрагента, который будет соблюдать сроки и предложит приемлемую цену, покупателю приходится использовать поисковые системы и сталкиваться с коммерческими предложениями, оформленными по-разному. У каждого поставщика свой формат закупочных документов, что делает неудобным ознакомление с прайсом.

В числе других сложностей закупочной деятельности промышленных компаний — отсутствие полной истории жизненного цикла заявки на закупку. Формирование заявки происходит не в отделе продаж, а у потребителя. Поэтому в случае использования различных инструментов данные могут потеряться при согласовании. В случае сбоя в закупке сложно найти причину, поскольку история не сохраняется.

И, наконец, актуальным является вопрос доверия поставщику. Покупатель не знает можно ли доверять контрагенту из-за отсутствия информации о порядочности компании, качестве продукции и соблюдении сроков.

Облачные сервисы, такие как Istock.link, позволяют компаниям и предприятиям преодолеть эти сложности с минимальными затратами времени и финансовых ресурсов. Помимо встроенного мессенджера, сервис предоставляет автоматизированную систему работы с заявками на электронной торговой площадке в публичном и закрытом виде, удобный инструмент сравнения откликов для выбора самого выгодного предложения поставщика, настраиваемые маршруты согласования заявки на закупку и рейтинг поставщиков.

Перспективы облачных SRM-платформ

К одним из ключевых трендов автоматизации закупок можно отнести рост популярности SRM-платформ (Supplier relationship management — система управления взаимодействием с поставщиками), по сравнению с ERP-системами для формирования потребности компаний в товарах, работах, услугах. На горизонте ближайших лет, по данным исследований рынка, более трети компаний намерены использовать для задач автоматизации SRM-систему.

Термин SRM сегодня используют для описания систем, предназначенных для автоматизации всех этапов процесса закупок в целях создания конкурентного преимущества. Внедрение SRM обеспечивает компаниям прозрачность, скорость, гибкость и результативность. Такие системы позволяют координировать работу различных отделов, вести систематический учет поставщиков и оптимизировать закупочную деятельность.

«С помощью нашего решения можно трансформировать сотрудничество между покупателями и поставщиками в цифровую форму, повысить эффективность управления прямыми затратами, связанными с закупочным процессом, сократить сроки проведения процедур», — поясняет эксперт Istock.Link.

Облачная платформа Istock.Link помогает определить возможности поставщиков по поставке конкретных товаров и услуг, легко сравнить их на основе различных критериев и упростить сбор данных о них. Кроме того, процессы можно масштабировать, тем самым увеличивая масштабы своего бизнеса при одновременном снижении затрат, повышении качества продукции и услуг, а также устранении человеческого фактора.

По словам разработчиков Istock.Link, выстраивая эффективные процессы управления поставщиками с помощью данной системы, организации лучше справляются процессами закупок и добиваются значительной экономии времени и средств за счет автоматизации. Используя облачное SRM-решение, компании существенно сокращают временные издержки на ручной сбор документов и заполнение информации в различных электронных таблицах и схемах.

Очевидно, что закупочная деятельность компаний в России будет двигаться по пути полной автоматизации. А темпы развития этого тренда будут зависеть от осознания бизнесом могущества цифровизации в положительном воздействии на операционную эффективность.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19769